Oficina virtual
O presente post é uma respectiva da oficina de Diplomática e Tipologia documental apresentada no dia 19/06/2019.
Decoração da oficina
Este post é dedicado para o publico que não pode comparecer, e também para quem participou e por conta de toda a bagunça do Ceubinho no dia, não pode ter a apresentação de forma completa.
Toda a equipe me arquive no dia da apresentação
Então vamos começar a oficina?
O convite da oficina: Acesse aqui
Somos a empresa Me Arquive, responsável pelo diagnóstico e organização de todo o acervo da empresa Monstros S.A, ( Click aqui para saber mais do blog).
É importante a organização de arquivos para a recuperação dessa informação posteriormente, imagina todos os andares produzindo vários documentos em um só dia! Como se localiza essas informações quando precisa delas? Este post irá lhe explicar um pouco mais sobre a arquivologia e sua importância.
É importante a organização de arquivos para a recuperação dessa informação posteriormente, imagina todos os andares produzindo vários documentos em um só dia! Como se localiza essas informações quando precisa delas? Este post irá lhe explicar um pouco mais sobre a arquivologia e sua importância.
O que é arquivologia?
É um disciplina cientifica que visa em elaborar técnicas para a organização dos arquivos, com o objetivo de recuperar a informação e otimizar as atividades de decoções. O conceito de arquivologia é mais simples e o mais objetivo possível, pois o foco maior é para a compreensão de sua importância e não de suas práticas de organização.
Ao relacionar com o filme, temos a arquivista Roz, que tem um papel no filme bem invisibilizado, sendo retratada sempre como a chata do filme que dificulta toda a trama que os protagonistas fazem dentro da fábrica. Porém, no final do filme, ela é retratada como a investigadora principal da CDA, sendo que ela que trata de toda a documentação, acaba se posicionando em um lugar de Poder por deter de toda a Informação da fábrica.
O que é documento?
O conceito: Suporte + Informação.
É todo o suporte (papel, CD, documento digital, livros, quadros, esculturas, etc.) que traga em seu conteúdo/ contexto algum significado/informação que prove algum evento ou atividade.
Ao triturar a porta, Sullivan guarda um pedacinho da porta da Boo para se recordar dela, ou seja, é um documento por ter um suporte, e possuir uma informação ou simbologia de todas as aventuras que ele viveu com a criança. E foi guardado nesse sentido, preservando uma memória ou atividade.
O que é documento de Arquivo?
Documentos da empresa fictícia para ilustrar os conceitos.
Documento de arquivo é o suporte+informação que foi produzido ao decorrer das atividades de uma instituição que tem como objetivo de comprovar. Documento de arquivo só é documento se tiver um valor para a instituição.
No filme é apresentado várias fichas de crianças, que são guardadas como documento pois constituem o controle de portas e crianças, fazendo a atividade ser bem mais ágil, por identificar qual criança está em qual porta.
Mas a característica mais importante que o torna documento, é que esses papeis só fazem sentido de serem guardados para essa empresa, sendo que em um restaurante ele não comprova nada, e não tem função arquivística, por isso não seria guardado.
Atividades sobre os documentos apresentados:
O que é Diplomática?
Sinais de validação simulados.
Diplomática é o estudo das características intrínsecas e extrínsecas de um documento. Ou melhor traduzindo, é a análise dos elementos e estruturas de um documento de arquivo, seus elementos de validação, e sua cadeia de custódia (caminhos de trâmite), visando atestar a sua veracidade e/ou autenticidade.
Todos os documentos apresentados foram fictícios, ou seja, não poderia realizar uma análise diplomática completa, mas alguns elementos presentes nos suportes, como elementos de validação, informações contidas em outros documentações apresentadas, e o contexto de criação fictícia.
O que é tipologia documental?
Documento apresentado para a análise tipológica.
Tipologia documental é o primeiro passo para uma análise documental. A tipologia seria basicamente seu espécie+função arquivística. Seu tipo é a formação do documento, o documento analisado tipologicamente se formata como uma ficha, pela disposição das informações do documento. E sua função arquivística é o motivo porque o produtor decidiu que este documento irá comprovar uma atividade, e no documento apresentado é registrar o funcionário.
O que é Série ?
Série de documentos de exemplo para a teoria.
Após a análise tipológica identificar o tipo documental, observa-se que se repete na um padrão na produção de documentos iguais, e o ato de se repetirem derivam as séries documentais. A série apresentada foi de alguns contratos da empresa fictícia, onde sua espécie e sua função se repete, independente da alteração das informações dispostas.
A organização por séries documentais é uma prática muito comum, sendo a análise tipológica o primeiro passo para compreender e executar um plano de classificação. (Clique aqui para ver o plano de classificação do Blog)
Jogo das Portas
A dinâmica é o seguinte, a empresa Monstros SA está realizando testes para selecionar seu mais novo assustar.
Agora, você será responsável em entrar na porta e assustar a criança, e mostrar seu potencial à empresa Monstros SA.
Escolha uma porta, e vamos começar:
Depois destes testes, a empresa adquiriu vários
assustadores de auto nível, que elevaram as taxas
de produção de energia!
Obrigada por participar!
Da equipe monstros e do grupo me arquive!
"Eu apareci no Blog!!!!!!"
Roteiro da oficina
O roteiro foi desenvolvido em perguntas que o grupo gostaria de abordar na apresentação.
Foco da apresentação é abordar a importância do arquivo para a empresa fictícia, Monstros SA, abordando conceitos chaves para a compreensão básica do que é arquivologia.
O que é Arquivologia ?
Arquivologia é uma disciplina científica que tem como objetivo estudar e praticar a guarda e a avaliação de documentos no arquivo de uma instituição. A arquivologia está presente do filme todo, desde a presença de uma arquivista no setor de protocolo, e nos documentos que movem todas as atividades desenvolvidas dentro da empresa.
O que é documento?
Documento é toda informação registrada em um suporte material, seja papel, livro ou objeto,que traz em seu significado um valor probatório, ora para comprovar algum período da história, ou um conhecimento, ou um acordo.
O que é documento de arquivo?
Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
(Apresentar o formulário de inscrição de CNPJ), um documento importante que é guardado para comprovar a existência de um documento que cadastra a empresa como pessoa jurídica.
O que é Diplomática ?
É um estudo das características intrínsecas e extrínsecas de um documento. Ou melhor traduzindo, é a análise dos elementos contidos no documento, além de apenas as informações escritas, mas o papel, assinaturas, selos, outros; e a diplomática também analisa todo o seu contexto de criação e tramitação.
Perguntar se o ouvinte sabe o que é tramitação, caso não, definir:
Tramitação é todo o caminho que o documento faz dentro, ou fora, da instituição produtora a fim de cumprir todos os seus objetivos administrativos.
O que é tipologia documental ?
A primeira coisa ao se analisar um documento, diplomaticamente falando, seria identificar sua tipologia documental. Que resumidamente é um tipo e uma função arquivística. Tipo é o formato que a informação se dispõe (ata, ofício, contrato) e a função arquivística é o porquê esse documento está sendo guardado no arquivo.
O que é série documental?
Após fazer a análise tipológica, se identifica as séries, que são os agrupamentos dos mesmo tipos documentais em sequência.
Explicar como fazer uma análise diplomática dos documentos do grupo
(Mostrar o ofício informativo geral de infestação) Visualmente, ele segue uma formatação, ou seja, o tipo, que se denomina como ofício, e a sua função arquivística à empresa é para comprovar uma falha na segurança e danificação da infra estrutura, ou seja, essa série documental irá agrupar todos os documentos iguais a esses, observa-se que este documento contém um número de série : 00087/2001, então, teoricamente terá mais oitenta e sete documentos no mesmo formato.
Como você guarda os seus documentos?
Escutar a resposta
(Principal forma, uso) Explicar a teoria das três idades
Como você exemplificou, agrupar por semelhantes ou por frequência de uso é uma das formas mais comuns que os arquivos tb organizam seus documentos. Existe uma teoria mãe da arquivística brasileira de Schellemberg chamada teoria das tres idade, ela divide fisicamente o arquivo em tres para melhor localização e organização destes. A fase corrente, é a que mais se tem frequência nos documentos, é a fase de que todos os objetivos administrativos do documento são cumpridos, a intermediária vem após a sentença, é o período de guarda de segurança que cada documento tem, é como a conta de água e luz que em tese deveria ser guardada por cinco anos. E por último, a destinação final ou esse documento será eliminado ou fará parte do arquivo histórico.
O que é um plano de classificação?
A segunda forma mais comum, é agrupar os semelhantes, no plano de classificação, é mapeada todas as tipologias documentais e seus contextos e agrupados com os documentos de mesma natureza.
Explicar como é formado um plano de classificação
A estrutura de um código de classificação, basicamente é um grupo, uma função e uma espécie, ao formar um código de classificação para o ofício, temos a espécie que é a sua tipologia documental: ofício para informativo geral de contaminação, sua função no arquivo: Comprovante de comunicação aos funcionários sobre a contaminação, e por fim, o grupo que seria o topo dessa classe documental: contaminações
Grupo : Contaminação
Função: Comprovante de alerta aos funcionários sobre a contaminação
Espécie: ofício para informativo geral de contaminação
Gincana das portas
Cada ouvinte terá direito a responder uma pergunta, como se ao acertar a pergunta, assustaria a criança que está dormindo nas portas, caso o acerto se ganha o tubete com doces e seu tubo de gritos cheio de energia, ou açúcar.
Atividade optativa em grupo – Influência de Luciana Duranti
1 – Como fazer
análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo
Autora: Heloísa Liberalli Belloto
Link: http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf8.pdf
Páginas de referência: 16, 17, 35, 36
2 – O conceito de documento arquivístico frente a realidade
digital: uma revisitação necessária
Autora: Rosely Curi Rondinelli
Link: https://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/publicacoes/preservacao_digital/tese_rondinelli.pdf
Páginas de referência: 51, 52, 106-117
3 - Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais:
Implantação do GED em Escritórios Jurídicos
Autora: Thainá Alfradique Silva
Página de referência: 19
Atividade 10, 20/05/2019
A atividade proposta para o dia 20 de maio de 2019, consiste em escolher um documento do arquivo fictício do grupo, e realizar neste documento a Análise Diplomática segundo Lopez, e segundo Duranti, além de realizar a Análise Tipológica segundo Lopez e comparar com a proposta de Duranti para Diplomática Especial. Utilizamos como base o Ofício 00087/2001.
Análise Diplomática - André Lopez
Denominação: Ofício
Disposição da Informação: No centro superior há o logo da empresa, segundo o modelo tipológico de ofício, o documento segue as normas padrões de formatação, no canto superior esquerdo há o número do ofício, no superior direito a data de produção, centralizado o título "optativo", seguido do texto expressando o comunicado, e logo abaixo as assinaturas dos diretores da empresa.
Suporte: Nato Digital
Formato: Folha Avulsa A4
Forma: Cópia
Gênero: Textual
Sinais de Validação: Assinatura digital dos diretores, logomarca da empresa e cadeia de custódia.
Trâmite: O documento foi criado a partir de um processo aberto pela CDA após localizar um ser indesejável e que poderia causar danos à fábrica.
Análise Diplomática Clássica - Duranti
Suporte
- Material: Nato Digital
- Formato: Folha Avulsa, Ofício A4
- Preparo para receber a mensagem: ---
- Layout: Formato Ofício
- Tipo de Texto: Comunicado Geral
- Diferentes tipos de Caligrafia: Inexistente
- Parágrafos: Parágrafo único
Texto
- Pontuação: Norma padrão língua portuguesa
- Abreviaturas e Iniciais: Inexistentes
- Emendas e Correções: Inexistentes
- Software de Computador: Sistema Eletrônico Z
- Fórmulas: Inexistentes
Linguagem
- Vocabulário: Norma Padrão Língua portuguesa
- Dissertação: Comunicado urgente geral, atestando contaminação
- Título: Comunicado
Sinais Especiais
- Sinais de Escritores e Subescritores: Assinatura digital
- Sinais de Chancela: Inexistentes
- Forma e tamanho: Inexistentes
Selos
- Tipologia: Inexistente
- Legenda: Inexistente
- Método de Afixação: Inexistente
Anotações
- Execução: Inexistente
- Manuseio: Inexistente
- Administrativo: Inexistente
Análise Tipológica - Lopez
Fundo/Titular: Empresa Monstros S.A
Espécie: Ofício
Função Arquivística: Informar a interdição da fábrica, devido a invasão de uma criança.
Tipo Arquivístico: Ofício Comunicativo de Interdição da Fábrica
Diplomática Especial - Duranti
Tipo do documento: Ofício geral
Suporte: Digital
Formato/Dimensão: Digital
Sinais de Validação: Assinatura do Diretor da empresa Monstros S.A e do agente 001
Propósito do Documento: Informar sobre uma ameaça tóxica a Monstrópolis e a interdição da fábrica.
Identificação da Empresa: Logomarca da empresa Monstros S.A
Gênero: Textual
Atividade 9
Diplomática Clássica e Análise diplomática
Diplomática clássica é analisada por conceitos, pelas noções fundamentais e sobre o método que se usa para se aplicar à um documento. Sua relação com a análise diplomática é que ambas identificam melhor o que o documento é de fato, tornando mais fácil de se definir procedimentos técnicos adequados.
Diplomática especial e Tipologia documental
A diplomática especial é um ramo da diplomática em que os princípios teóricos se tornam individuais, com características mais claras se aplicando a cada documento individualmente, e suas funções específicas. Assim como a tipologia, que busca definir cada função para trazer uma maior e melhor compreensão do documento.
Atividade realizada por Stephanie.
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