Roteiro da oficina

O roteiro foi desenvolvido em perguntas que o grupo gostaria de abordar na apresentação.

Foco da apresentação é abordar a importância do arquivo para a empresa fictícia, Monstros SA, abordando conceitos chaves para a compreensão básica do que é arquivologia.

O que é Arquivologia ?

Arquivologia é uma disciplina científica que tem como objetivo estudar e praticar a guarda e a avaliação de documentos no arquivo de uma instituição. A arquivologia está presente do filme todo, desde a presença de uma arquivista no setor de protocolo, e nos documentos que movem todas as atividades desenvolvidas dentro da empresa.

O que é documento?

Documento  é toda informação registrada em um suporte material, seja papel, livro ou objeto,que traz em seu significado um valor probatório, ora para comprovar algum período da história, ou um conhecimento, ou um acordo.

O que é documento de arquivo?

Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
(Apresentar o formulário de inscrição de CNPJ), um documento importante que é guardado para comprovar a existência de um documento que cadastra a empresa como pessoa jurídica.

O que é Diplomática ?

É um estudo das características intrínsecas e extrínsecas de um documento. Ou melhor traduzindo, é a análise dos elementos contidos no documento, além de apenas as informações escritas, mas o papel, assinaturas, selos, outros; e a diplomática também analisa todo o seu contexto de criação e tramitação.

Perguntar se o ouvinte sabe o que é tramitação, caso não, definir:

Tramitação é todo o caminho que o documento faz dentro, ou fora, da instituição produtora a fim de cumprir todos os seus objetivos administrativos.

O que é tipologia documental ?

A primeira coisa ao se analisar um documento, diplomaticamente falando, seria identificar sua tipologia documental. Que resumidamente é um tipo e uma função arquivística. Tipo é o formato que a informação se dispõe (ata, ofício, contrato) e a função arquivística é o porquê esse documento está sendo guardado no arquivo.

O que é série documental?

Após fazer a análise tipológica, se identifica as séries, que são os agrupamentos dos mesmo tipos documentais em sequência.

Explicar como fazer uma análise diplomática dos documentos do grupo

(Mostrar o ofício informativo geral de infestação) Visualmente, ele segue uma formatação, ou seja, o tipo, que se denomina como ofício, e a sua função arquivística à empresa é para comprovar uma falha na segurança e danificação da infra estrutura, ou seja, essa série documental irá agrupar todos os documentos iguais a esses, observa-se que este documento contém um número de série : 00087/2001, então, teoricamente terá mais oitenta e sete documentos no mesmo formato.

Como você guarda os seus documentos?

Escutar a resposta

(Principal forma, uso) Explicar a teoria das três idades

Como você exemplificou, agrupar por semelhantes ou por frequência de uso é uma das formas mais comuns que os arquivos tb  organizam seus documentos. Existe uma teoria mãe da arquivística brasileira de Schellemberg chamada teoria das tres idade, ela divide fisicamente o arquivo em tres para melhor localização e organização destes. A fase corrente, é a que mais se tem frequência nos documentos, é a fase de que todos os objetivos administrativos do documento são cumpridos, a intermediária vem após a sentença, é o período de guarda de segurança que cada documento tem, é como a conta de água e luz que em tese deveria ser guardada por cinco anos. E por último, a destinação final ou esse documento será eliminado ou fará parte do arquivo histórico.

O que é um plano de classificação?

A segunda forma mais comum, é agrupar os semelhantes, no plano de classificação, é mapeada todas as tipologias documentais e seus contextos e agrupados com os documentos de mesma natureza.

Explicar como é formado um plano de classificação

A estrutura de um código de classificação, basicamente é um grupo, uma função e uma espécie, ao formar um código de classificação para o ofício, temos a espécie que é a sua tipologia documental: ofício para informativo geral de contaminação, sua função no arquivo:  Comprovante de comunicação aos funcionários sobre a contaminação, e por fim, o grupo que seria o topo dessa classe documental: contaminações

Grupo :      Contaminação

Função:      Comprovante de alerta aos funcionários sobre a contaminação

Espécie:     ofício para informativo geral de contaminação

Gincana das portas

Cada ouvinte terá direito a responder uma pergunta, como se ao acertar a pergunta, assustaria a criança que está dormindo nas portas, caso o acerto se ganha o tubete com doces e seu tubo de gritos cheio de energia, ou açúcar.